オフィス移転に関するあれこれ 完結編です。書き始めてから1年もたってしまいました。
オフィス移転をしようと思ったきっかけなどを書いているPart1、Part2をまだご覧になっていない方はぜひ以下をクリックしてみてください。
では、今回で完結です！ぜひご覧ください。
レイアウトの決定
最重要の物件選びが終わりほっとする間もなく、次にプロジェクトメンバーが頭を悩ませたのがレイアウトです。
今までの広々としていたオフィス面積の半分以下になるわけですから、何が必要で何が不要かを選別する必要がありました。また、居抜きということもあり、元の製造物をそのまま使用してレイアウトを考える必要もありました。
居抜きって良いじゃん！っと思ってはいたものの、すでにある居室構造にぴったりはまるレイアウトがなかなか生み出せず、「もう少しこうだったら。。」など毎日頭を悩ませていました。
ただ、ここで移転することが目的になっており、「なぜ移転するのか？」という本来の目的を見失いかけていたことに気づきました。そこで、プロジェクトメンバーで目的の再確認をし、コンセプトの整理を実施。「テレワーク主体となっても風通しのよいオフィスにする」というところを念頭におきレイアウトパターンを再考したところ、かなりレイアウトパターンを絞ることができました。
また、当社は社内基幹サーバと技術チームの検証機器を設置する必要があり、42Uラックを3本立てることが必要でした。これらの機器は台数が多いこともあり、結構な騒音になります。移転前の事務所は広かったのですが、それでもこの音問題は切実でした。
ということで、このラックが立つ部屋は必然的に業務するエリアから離れた場所、もしくは孤立しておく必要がありました。
フリーアドレスへの挑戦
またこの移転を機会にフリーアドレスへも挑戦しました。今までずっと固定席でやってきたので、みんな自分のものは机の上におきっぱなし、配線もいつの間にかぐちゃぐちゃ。片づけようといってもなかなか片づくことはなく意外と悩みの種でした。
なのでこの移転で一番実現したかったのがフリーアドレスでかつ、モニタや必要なものは置き場から自分でもってきて帰宅するときには片づけて帰るということでした。
移転して1年が経ちました。このモニタを片づけて帰るということは今のところ9割実現されています！
内装
ある程度レイアウトが決まったら内装業者の選定に入ります。この時点で2022年10月です。
何度も内装業者さんと打ち合わせを重ね、その間もレイアウトや細かいところを詰めつつ、カーペットやブラインドをショールームに見に行ったり。。。内装業者さんが決定したのが11月24日。選定に一か月かかっていました。
意外と難しかったのが、カーペットとブラインドの選定でした。
これが会社の雰囲気を左右する大事なところでもあり、下手なものを選ぶと仕事がしづらい雰囲気になったりもしかねます。
何度もプロジェクトメンバーとショールームに行き、サンプルを持って帰り、社員に意見を聞きながらようやく決定しました。
内装業者決定から2ヶ月で移転。そう考えると本当に根詰めでやった感が思い出されます。
エントランスは移転後に完成させることに
内装が決まり、内装工事と同時並行で社内システム移行の準備も始め、インターネット回線なども早急に用意し、着々と準備が進んでいました。
ただ最後の難関はエントランスでした。移転前のオフィスよりエントランスは狭くなる、だけどかっこよく明るい感じに見せたい。エントランスは一番お客様が最初に訪れるところでもあり、妥協は一切許されません。
移転日には完成できずとも自分たちの納得のいくエントランスをつくる、ということで社員と合意をし、まずは移転を終わらせることに集中しました。
ようやくエントランスが完成！
移転を優先させエントランスは妥協せず納得のいく形で完成させるということで、移転後すぐにエントランスのデザインの詰めに入りました。限られたスペースで明るくカッコイイをコンセプトに、何度もショールームへ足を運び壁紙を選定。写真(左)はまだロゴ設置前ですが、プロジェクトメンバが一番感動した写真です。壁紙が貼られた直後に感じた感動は今でも忘れられません。
移転プロジェクトを通して
プロジェクト開始から移転完了まであっという間の時間でした。今回は社員から有志を募って移転プロジェクトを立ち上げるということにもチャレンジしてみました。もちろんみんな仕事と並行でやっており、途中投げ出したくなるような場面も多々ありました。
こうやって終わった後を振り返ると、やはりやってよかったと思いますし、移転を経験するというのは何度もあることではないので、これは大きな経験になったと思っています。
最後に移転をするにあたり、関わってくれたプロジェクトメンバー、社員の皆様、また関係者の皆様に心から御礼申し上げます。
