オフィス移転に関するあれこれ – Part2 –

お待たせしました。
オフィス移転に関するあれこれPart2となります。

Part1をまだ読んでいない方はぜひこちらから

2023年7月18日 オフィス移転に関するあれこれ – Part1 –

前回の記事では、新オフィスのコンセプトまでを綴りました。
今回は、エージェント探しからを書いていきます！

エージェント探し

さて、エージェント探しと言ってもどうやって探していくのか、プロジェクトメンバーは初めてのことだらけで突破口がありませんでした。
こういう困ったときの社長！ということで、社長に数社ご紹介いただきまずは面談から始めていきました。

面談では、移転の目的や弊社の要件、ざっくりとした全体スケジュールをお伝えし、その後メールでのやりとりで物件候補をいただくという流れで始まりました。

しかし、何か決めきれないというかしっくりこない感じで物件を見ていたところもありましたので、もう一社エージェントさんにコンタクトをとってみました。
※この時点で7月中旬です。

その最後の一社さんですが、その会社さんのコンセプトを聞かせていただき、プロジェクトメンバー全員がとても心強く感じ、安堵したのを今でも覚えています。

物件探し

とはいえ、オフィス移転ですから、納得のいく物件を探したく、エージェント数社さんからの物件はすべてに目を通しました。
しかし日が経つにつれ、3社さんから出てくる物件情報も重複してくるようになりました。

内覧もいくつか行くようになりましたがやはりぱっとしたのがなく。。。。プロジェクトメンバーは焦るばかりでした。

そして8月に入り、ついに条件にマッチする物件に出会いました。
そこが今のニュー新橋ビルです！

条件の精査

いい物件に出会えたからといってすぐに申込するわけにはいきません。

など多くの確認を入れ、2023年8月4日、ついに申込書の提出をしました！

全体スケジュールを考えると8月の中旬には正式な契約をする必要がありましたが、重要な関門がありました。

弊社のルールで、決議事項は全社員の3分の2以上の同意を得ること。というのがあります。

プロジェクトメンバーが良いと思った物件でも、社員の同意が得れるとは限りません。
それで今まで何度も失敗をしてきました。

急いで全社員の内覧スケジュール調整を始めました。

トラブル発生

ことは順調に進んでいるように思えましたが、この間いろいろなトラブルがありました。
調整していた全社内覧もリスケ。
ここでは割愛させていただきますが、何かうまくいかないものだなぁと毎日がはらはらどきどきで、結局契約締結が9月下旬に持ち越しとなっておりました。

全員の決議をとるためのレンジャー会（全社会議）で議題提示に関しましても、もともとは8月の予定でしたが、9月へ変更。
全員の内覧は実はこの時までにはできなかったのですが、後悔させません！というプロジェクトメンバーもプレゼンのかいあってか、無事に3分の2以上の賛同を得ることができました！
※全社内覧は10月に入ってから行いました

この時点で2023年9月21日です。

社内関係者キックオフ

社内からの賛同も得られ、契約書も無事締結したら、いよいよ移転当日に向けて社内メンバーを巻き込んでいくステップです。
弊社は社内システムも自社で構築しているため、こういったイベントには社員の協力なしではやっていけません。

以下のような形でチーム編成を組みました。

チームは組んだといえども、メンバーを見ると重複したメンバーばかりで、業務を進めながら、移転もしながらというのは本当に大変だったと思います。（ありがとうございます。）

続きはPart3で

Part2が意外と長くなってしまいましたので、この後の内装～移転まではPart3にいきたいと思います！

Part2をお読みいただきありがとうございました！

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